Was ist eine Abschlagsrechnung?
Eine Abschlagsrechnung, auch Akontorechnung genannt, stellt einen Teilbetrag eines Auftrags in Rechnung, bevor die Leistung erbracht wurde. Solche Rechnungen sind üblich, wenn der Auftragswert hoch ist und die Ausführung länger dauert, wie etwa im Baugewerbe. Sie ähnelt einer Anzahlung und macht in der Regel einen Prozentsatz der Gesamtrechnung aus, etwa 20 % des Gesamtbetrags, der vor Leistungserbringung fällig wird. Abschlagsrechnungen können auch einen festen Betrag oder Kosten für einzelne Positionen umfassen. Damit klar ist, dass es sich um eine Abschlagsrechnung handelt, sollte dies bereits in der Überschrift der Rechnung ersichtlich sein. Zwar gibt es keine gesetzliche Vorschrift zur genauen Bezeichnung von Vorab-Rechnungen, doch die meisten Selbstständigen und Unternehmer nutzen bei Vorauszahlungen den Begriff „Abschlagsrechnung“. Wenn du für ein Projekt mehrere Abschlagsrechnungen ausstellst, sollte jede dieser Zwischenabrechnungen eine eigene Rechnungsnummer haben. Zudem empfiehlt es sich, die Rechnungen fortlaufend zu nummerieren, zum Beispiel „1. Abschlagsrechnung“, „2. Abschlagsrechnung“ usw.
Was ist eine Teilrechnung?
Eine Teilrechnung, auch Teilschlussrechnung genannt, wird erstellt, wenn eine bereits erbrachte Leistung abgerechnet werden soll. Zum Beispiel kann für einen Auftrag von zehn Maschinen eine Teilrechnung für die bereits gelieferten drei Maschinen gestellt werden. Teilrechnungen können für einzelne oder mehrere Posten, prozentuale Beträge oder Festbeträge ausgestellt werden. Auch die Gewährleistungspflicht muss bei Teilrechnungen beachtet werden. In der Buchhaltung werden sie ähnlich wie Schlussrechnungen behandelt.
Wann sind Teilrechnungen sinnvoll?
Teilrechnungen sind sinnvoll, wenn sich die Leistungserbringung über einen längeren Zeitraum erstreckt. Zum Beispiel, wenn monatlich vier Geräte geliefert werden, bis der Auftrag über 24 Geräte erfüllt ist.
Was ist der Unterschied zwischen Abschlags- und Teilrechnung?
Eine Teilrechnung wird gestellt, nachdem eine Teilleistung erbracht wurde, während eine Abschlagsrechnung einen Betrag vor Leistungserbringung in Rechnung stellt. Abschlagsrechnungen gelten als Anzahlungen, die oft bei langfristigen Projekten fällig werden. Es können mehrere Teilrechnungen vor der Schlussrechnung gestellt werden. Steuerlich gibt es Unterschiede: Bei Abschlagsrechnungen wird die Umsatzsteuer bereits mit der Teilbetragszahlung fällig, während sie bei Teil- und Schlussrechnungen erst mit der Leistungserbringung entsteht.
Was ist eine Schlussrechnung?
Mit der Schlussrechnung werden die endgültigen Kosten eines Auftrags abgerechnet. Sie enthält eine Übersicht aller durch Abschlags- und Teilrechnungen gedeckten Beträge. Bereits geleistete Zahlungen reduzieren den noch offenen Gesamtbetrag. Achtung: Umsatzsteuer aus Abschlagszahlungen nicht vergessen!
Besonderheit Vorkasse:
Die bei Warenlieferungen häufig anzutreffende Zahlungsbedingung „Vorkasse“ führt allerdings nicht zu einer Abschlagsrechnung: In dem Fall verschickt der Lieferant von vornherein die endgültige Rechnung.