1. Wann darf ein Eigenbeleg genutzt werden?
- Nur im Ausnahmefall, wenn es keine andere Möglichkeit gibt, den Vorgang zu belegen (z. B. Quittung verloren ging).
- Geschäftsbezug: Die Ausgabe muss eindeutig betrieblich veranlasst sein.
2. Wie wird ein Eigenbeleg ausgefüllt?
Ein Eigenbeleg sollte alle notwendigen Angaben enthalten:
- Datum der Ausgabe
- Art der Ausgabe (z. B. Büromaterial, Parkgebühr).
- Höhe der Ausgabe** (Betrag)
- Name und Anschrift des Zahlungsempfängers**, falls bekannt
- Begründung, warum kein Originalbeleg vorhanden ist
- Optional Zahlungsmittel** (z. B. Barzahlung)
- Unterschrift des Belegausstellers
3. Worauf muss man achten?
- Nachvollziehbarkeit: Der Eigenbeleg muss plausibel und glaubwürdig sein.
- Höchstbetrag: Für Kleinbeträge (z. B. Parkgebühren) akzeptiert das Finanzamt in der Regel Eigenbelege.
- Dokumentation: Idealerweise ergänzt du den Eigenbeleg mit weiteren Nachweisen (z. B. Kontoauszug, Fotos)
4. Steuerliche Besonderheiten
- Vorsteuerabzug: Ohne gültige Rechnung gibt es keinen Vorsteuerabzug, auch nicht bei einem Eigenbeleg.
- Missbrauch vermeiden: Eigenbelege dürfen nicht willkürlich erstellt werden. Bei häufigem Gebrauch könnten sie bei einer Betriebsprüfung kritisch hinterfragt werden.
- Eigenbelege sollten immer die Ausnahme und nicht die Regel sein.
- Sorge dafür, dass sie lückenlos und korrekt ausgefüllt sind, um mögliche Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden.
