Verfahrensdokumentation: Warum sie wichtig ist und worauf Sie achten müssen
Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung verpflichtend eingeführt. Damit geht die Umstellung von der Papierbuchhaltung auf eine digitale Buchführung einher. Dies macht die Erstellung einer Verfahrensdokumentation zur Pflicht.
Die Verfahrensdokumentation ist ein zentraler Bestandteil der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Sie dient dazu, die Prozesse der Buchführung und der steuerlichen Aufzeichnungen transparent und nachvollziehbar zu dokumentieren.
1. Warum ist eine Verfahrensdokumentation notwendig?
- Nachweispflicht gegenüber dem Finanzamt:Die Finanzbehörden müssen jederzeit prüfen können, wie Ihre Buchhaltungsdaten entstanden, verarbeitet und archiviert wurden.
- Vermeidung von Schätzungen:Fehlt eine ordnungsgemäße Dokumentation, können Finanzprüfer die Ordnungsmäßigkeit Ihrer Buchführung anzweifeln und Gewinne schätzen.
- Sicherstellung der Datenintegrität: Eine korrekte Verfahrensdokumentation schützt vor Manipulationsvorwürfen und hilft, Ihre Daten gegen Verluste abzusichern.
2. Was muss die Verfahrensdokumentation enthalten?
Eine Verfahrensdokumentation sollte folgende Aspekte abdecken:
a. Allgemeine Beschreibung
- Überblick über das Unternehmen und die relevanten Systeme.
- Verantwortlichkeiten der Personen, die mit den Buchhaltungsprozessen befasst sind.
b. Systemdokumentation
- Beschreibung der eingesetzten Hard- und Software (z. B. Buchhaltungsprogramme).
- Schnittstellen zu anderen Systemen (z. B. E-Commerce-Plattformen, Kassensysteme).
c. Anwenderdokumentation
- Anleitungen für die Bedienung der Buchhaltungssysteme.
- Beschreibung der Erfassung und Verarbeitung von Geschäftsvorfällen.
d. Betriebsdokumentation
- Regelungen zur Datensicherung und Archivierung.
- Prozesse bei Systemausfällen.
3. Worauf müssen Sie achten?
- Aktualität: Die Verfahrensdokumentation muss regelmäßig überprüft und bei Änderungen der Systeme oder Prozesse aktualisiert werden.
- Nachvollziehbarkeit: Sie sollte klar und verständlich geschrieben sein, sodass ein fachfremder Dritter die Abläufe nachvollziehen kann.
- Vollständigkeit: Alle Prozesse, von der Belegerfassung bis zur Archivierung, müssen dokumentiert werden.
- Aufbewahrungspflichten: Die Verfahrensdokumentation muss genauso lange aufbewahrt werden wie die steuerlichen Unterlagen (in der Regel 10 Jahre).
4. Praxis-Tipp
Lassen Sie die Verfahrensdokumentation durch einen Experten prüfen, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen des Finanzamts genügt. Besonders bei digitalen Systemen ist die genaue Beschreibung der Datenverarbeitung essenziell.
Mit einer ordnungsgemäßen Verfahrensdokumentation erfüllen Sie nicht nur gesetzliche Vorgaben, sondern schaffen auch eine solide Basis für die Sicherheit und Nachvollziehbarkeit Ihrer Geschäftsvorgänge.
