Das Kassenbuch ist ein unverzichtbares Werkzeug für viele Unternehmen, insbesondere im Einzelhandel oder in der Gastronomie. Es dient dazu, alle Bargeldbewegungen deines Unternehmens systematisch zu dokumentieren. Doch nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben ist entscheidend – die Digitalisierung bringt in den kommenden Jahren wichtige Neuerungen mit sich, die du unbedingt beachten solltest.
Kassenbuch, Kassenbericht oder Kassenblatt?
Das Kassenbuch dient dazu, sämtliche Bargeschäfte (Bareinnahmen und -ausgaben) eines Unternehmens in chronologischer Reihenfolge zu erfassen.
Der Kassenbericht hingegen wird üblicherweise täglich erstellt. Er zeigt, wie sich der Bargeldbestand innerhalb eines Tages verändert hat, und unterteilt die Bewegungen in Betriebsausgaben, Betriebseinnahmen, Privatentnahmen, Privateinlagen sowie Ein- und Auszahlungen über das Bankkonto.
Das Kassenblatt ist eine detaillierte Einzelaufstellung, die einem bestimmten Abschnitt des Kassenbuchs entspricht und als Auszug dient.
Warum ein Kassenbuch?
Das Kassenbuch ist Teil der Buchführung und somit Grundlage für die korrekte Ermittlung von Umsätzen und Gewinnen. Es ist Pflicht, alle Bareinnahmen und -ausgaben lückenlos und zeitnah zu erfassen. Dabei gelten strenge Vorgaben:
- Vollständigkeit: Jede Transaktion muss erfasst werden.
- Richtigkeit: Angaben müssen korrekt und nachvollziehbar sein.
- Zeitnahe Erfassung: Bargeldbewegungen sollten täglich dokumentiert werden.
- Unveränderbarkeit: Nachträgliche Änderungen sind nur zulässig, wenn sie eindeutig kenntlich gemacht werden.
Die wichtigsten Inhalte des Kassenbuchs
Ein Kassenbuch sollte folgende Informationen enthalten:
- Datum der Transaktion
- Belegnummer (falls vorhanden)
- Beschreibung der Einnahme oder Ausgabe
- Betrag der Transaktion
- Umsatzsteuer (falls relevant)
- Kassenstand nach der Transaktion
Die fehlende oder fehlerhafte Führung des Kassenbuchs kann bei Betriebsprüfungen schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen, darunter Steuernachzahlungen oder Bußgelder.
- Digitalisierung und das Kassenbuch
- Mit dem Digitalisierungsgesetz, das in den kommenden Jahren in Kraft treten wird, ändern sich auch die Anforderungen an die Führung des Kassenbuchs. Ziel ist es, die Steuertransparenz zu erhöhen und Manipulationen zu verhindern. Folgende Neuerungen sind zu erwarten:
- Elektronische Kassenführung: Wenn du eine elektronische Kasse nutzt, musst du sicherstellen, dass diese eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) hat. Dadurch werden alle Bargeldbewegungen manipulationssicher aufgezeichnet.
- Echtzeitübermittlung: In der Zukunft könnte eine direkte elektronische Meldung von Kassenumsätzen an die Finanzbehörden vorgeschrieben werden.
- Archivierung: Elektronische Kassenbücher müssen über einen bestimmten Zeitraum sicher aufbewahrt und jederzeit für Prüfungen zugänglich gemacht werden.
Warum muss eine Kassenbuchführung so korrekt durchgeführt werden?
Eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt kann verschiedene Schwachstellen in der Kassenführung aufdecken. Folgende Punkte sollten vermieden werden:
- Kassenbuch auf Excel-Basis:Wird das Kassenbuch mit Excel geführt, besteht die Gefahr, dass Eintragungen, wie Bareinnahmen, nachträglich geändert oder gelöscht werden können. Dies widerspricht den GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Eine solche Führung wird vom Betriebsprüfer als „nicht ordnungsgemäß“ eingestuft.
- Handschriftliches Kassenbuch:Bei einer handschriftlichen Kassenführung müssen gemäß der Einzelaufzeichnungspflicht alle Einzeldaten dem Prüfer vorgelegt werden können. Fehlen Kassenbelege oder ist der Buchungstext unvollständig, beispielsweise bei Umsätzen, führt dies unweigerlich zu Problemen und Zweifeln an der Kassenführung.
- Kassenbuch in Software auf PC: Auch bei der digitalen Führung des Kassenbuchs gibt es Stolpersteine. Die verwendete Software darf keine nachträglichen Änderungen zulassen oder muss solche Änderungen revisionssicher dokumentieren. Der Betriebsprüfer wird die Software auf ihre Konformität mit den GoBD prüfen. Programme, die die Anforderungen des Finanzamts nicht erfüllen, können zur Ablehnung der Kassenführung führen. In solchen Fällen drohen Hinzuschätzungen durch das Finanzamt, insbesondere bei Bareinnahmen.
Fazit
Egal, ob handschriftlich, in Excel oder digital: Dein Kassenbuch muss stets ordnungsgemäß, lückenlos und manipulationssicher geführt werden. Eine professionelle und zertifizierte Software ist der sicherste Weg, um bei einer Betriebsprüfung keine bösen Überraschungen zu erleben.
Tipps für dich
- Prüfe deine Kassenlösung: Nutzt du bereits ein elektronisches System? Wenn ja, stelle sicher, dass es den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
- Schule deine Mitarbeiter: Unkenntnis über die richtige Bedienung der Kasse kann zu Fehlern im Kassenbuch führen.
- Bleibe informiert: Verfolge die Entwicklungen im Steuerrecht und lass dich bei Bedarf von einem Steuerberater unterstützen.
- Nutze digitale Tools: Software wie Lexware, sevDesk oder DATEV Kassenbuch online*können dir helfen, dein Kassenbuch digital und gesetzeskonform zu führen. Auch Apps wie Kassenbuch App oder BuchhaltungsButler bieten praktische Lösungen für kleine Unternehmen.
- Wenn Du dein Kassenbuch aber dennoch händisch führen möchtest, erhältst Du hier eine Vorlage
